Kiểm tra mức phù hợp
Quy trình này có tự động hóa được không?
Năm câu hỏi. Không biểu mẫu, không chấm điểm. Trả lời chúng cho một quy trình và bạn sẽ biết cuộc gọi có đáng thời gian của mình không.
- 1
Quy trình có kết thúc bằng một quyết định từ danh sách kết quả cố định không?
Duyệt, tạm giữ, từ chối; chuyển cho một bộ phận; hạch toán vào một tài khoản; yêu cầu bổ sung chứng từ. Nếu mỗi trường hợp đều kết thúc bằng một trong các lựa chọn đã biết, tác nhân có thể học cách chọn, và chuyển cho người khi không chọn được. Nếu kết quả là một nhận định được viết mới mỗi lần, tác nhân vẫn có thể đọc và tra cứu, nhưng người sẽ quyết định.
- 2
Bạn có hóa đơn, hồ sơ bồi thường hay đơn đăng ký cũ, kèm cách từng cái đã được quyết định không?
Bản đánh giá được đo trên 200–500 chứng từ cũ đã biết kết quả, và mô hình quyết định được huấn luyện trên các quyết định trước đây của bạn. Nếu kết quả chưa từng được ghi lại, việc đầu tiên là bắt đầu ghi lại; vài tuần quyết định của đội ngũ bạn thường đã đủ để khởi đầu.
- 3
Bạn có biết mọi kênh mà chúng gửi đến không?
Email, tải lên, WhatsApp, LINE, cổng thông tin, thư mục dùng chung, bưu điện. Bất cứ thứ gì đến qua một kênh không ai liệt kê sẽ không bao giờ tới được tác nhân, và bản đánh giá sẽ không khớp với thực tế khi vận hành. Nắm được các kênh là một nửa của Lập bản đồ.
- 4
Có ai có thể nói thế nào là một quyết định đúng, và dành vài giờ mỗi tuần để làm việc đó không?
Trong giai đoạn chạy song song, người duyệt so sánh quyết định của tác nhân với điều lẽ ra phải xảy ra. Sau đó, họ xử lý những trường hợp chưa chắc chắn, và chỉnh sửa của họ được dùng để huấn luyện lại mô hình. Không có người đó, không ai có thể nói tác nhân đúng hay sai.
- 5
Sau này có ai có thể hỏi bạn vì sao một trường hợp được quyết định như vậy không?
Kiểm toán viên, cơ quan quản lý, khách hàng hay chính cấp trên của bạn. Nếu câu trả lời là có, nhật ký quan trọng không kém tự động hóa, và đó là chỗ Casesure chứng minh giá trị. Nếu sẽ không bao giờ có ai hỏi, có thể bạn cần thứ gì đó đơn giản hơn chúng tôi.
Câu trả lời của bạn nói lên điều gì
Năm câu có: đặt lịch gọi. Ba hoặc bốn: cứ đặt lịch, bản đánh giá sẽ cho biết khoảng trống nào thực sự quan trọng. Ít hơn: hãy khắc phục những điểm đó trước; chúng tôi sẽ chỉ cách trong cuộc gọi.
Dịch vụ này dành cho những đội ngũ có khối lượng, có hệ quả và có quyền hành động: từ vài trăm hóa đơn, hồ sơ bồi thường, đơn đăng ký hay yêu cầu hỗ trợ mỗi tháng trở lên, có người có thể bị hỏi lại vì sao một quyết định được đưa ra, và một người có thể phê duyệt một gói hợp tác với phạm vi cố định. Nếu bạn chỉ quyết định vài chục mỗi tháng, bạn chưa cần đến chúng tôi.
Chọn một quy trình. Đặt lịch gọi.
Trong vòng ba tuần kể từ cuộc gọi đầu tiên, bạn biết quy trình này có đáng tự động hóa hay không, được đến mức nào, và tốn bao nhiêu.